5 applications pour organiser vos travaux de groupes
Le mobile peut se muer en outil de travail redoutable, notamment grâce à des applications qui permettent aux plus studieux d'organiser leurs tâches. Voici donc une sélection des meilleures applications pour travailler en équipe et simplifier les travaux de groupe, durant lesquels les soucis de communication peuvent se transformer en facteurs d'échec, ou du moins ralentir la productivité.
Fini les longues après-midi de paresse, où la seule activité intellectuelle consiste à réfléchir au parfum de la glace que l'on ira piocher dans le congélateur à l'heure du goûter. Avec la rentrée, c'est la saison des exposés et autres travaux de groupes qui recommence. Et puisque les smartphones sont dans toutes les poches et les tablettes dans de nombreux foyers, autant mettre ces outils bien pratiques à contribution pour organiser au mieux ces exercices qui demandent avant tout une bonne coordination.
Si évidente qu'on pourrait presque l'oublier. L'application, disponible sur toutes les plateformes, du mobile au web, permet de créer des documents de tous types (texte, tableur, présentation) en ligne, et de les partager avec d'autres personnes, auxquelles il est possible d'attribuer différents niveaux de droits : ils peuvent soit uniquement consulter le document, soit l'éditer eux aussi. Drive offre en outre un outil d'annotation bien pratique pour souligner des passages qui mériteraient d'être revu ou approfondir la réflexion. Le propriétaire du document comme ses camarades peuvent voir qui travaille sur le document : un bon outil pour vérifier si ce sympathique camarade de dossier était bien "en train de travailler sur le projet, promis, juré".
Référence parmi les outils de prise en note, Evernote permet évidemment de créer des documents, de stocker des fichiers de type .doc ou PDF, mais aussi des images, et de discuter avec vos partenaires de travail via l'outil Work Chat intégré à l'application. Utile dans sa version gratuite, l'application devient particulièrement pratique dans le cadre de son accès Plus (avec 1 Go de stockage) ou Premium (avec 10 Go), lesquels sont facturés respectivement 19,99 euros et 39,99 euros par an. Pas donné, certes, mais permettant de travailler hors connexion, d'annoter des PDF, d'ajouter un mot de passe permettant d'accéder à l'appli sur le mobile et offrant un outil de recherche complet dans les documents. Bref, Evernote, c'est très bien, mais surtout pour ceux qui travaillent très souvent de manière collaborative.
L'outil de Microsoft fait partie de ses best-sellers, et sur Android, il est même préinstallé d'office par Samsung. Comme ses petits camarades, il permet de créer des documents, plutôt à base de notes, mais aussi des créations plus longues, avec de la mise en forme poussée (surlignage, italique...), la possibilité de mettre à profit les écrans tactiles puisque OneNote supporte la rédaction manuscrite avec le doigt ou un stylet, et un partage de tout cela avec ses collaborateurs, qui peuvent éditer les documents. Pensez tout de même qu'il faut créer un compte Microsoft pour cela, et que la synchronisation passe par OneDrive.
Pour organiser des travaux de groupe, rien de tel qu'un moyen de communication efficace. S'il est possible de partager des documents avec ses partenaires de travail, de leur envoyer des remarques ou, dans certaines apps, de bénéficier d'un chat interne, il reste un écueil à éviter : les boucles de mails. Celles au milieu desquelles les remarques pourtant si brillantes ce de bon Jean-Gilbert, toujours utiles, se perdront immanquablement. Pour faire mieux, et plus pratique, il est possible de créer des conversations de groupe via divers services. On pense notamment à Facebook Messenger (qui permet notamment, si vous n'avez plus le courage de bosser comme il le faudrait, de mettre en "pause" les notifications d'un groupe donné), mais aussi au très populaire WhatsApp, à Skype et même à Hangouts.
L'idée de travailler de manière collaborative, c'est bien, mais à petite dose, et pour vous, seule importe la possibilité d'envoyer vos œuvres à vos comparses, si lourdes soient-elles ? De nombreuses applications de stockage en cloud vous permettront d'envoyer des dossiers complets de photos, des présentations et autres vidéos qui ne peuvent passer par email. On peut évidemment citer Drive, mais aussi des applications telles que OneDrive (chez Microsoft, avec 15 Go offerts), mais aussi Dropbox, qui assure des fonctionnalités d'édition même pour des documents Word, ou encore Box (10 Go offerts).