Google s'inspire de Notion pour transformer Google Docs et Sheets
Google Docs et Google Sheets ont été lancés il y a 15 ans et ont révolutionné le travail en ligne collaboratif. En cette période de pandémie ayant renforcé le travail à distance, d'autres outils plus complets sont venus compléter cet éventail, à commencer par Notion, particulièrement adapté à la gestion de projet, poussant Google à se réinventer. À l'occasion de la Google I/O 2021, la firme de Mountain View vient de dévoiler Smart Canvas, des améliorations de Google Docs et Google Sheets apportant plus de flexibilité et d'interactivité aux fichiers en ligne.
Smart Canvas, la nouvelle couche de Google Docs et Google Sheets
Google Canvas n'est pas un outil à proprement parler, mais de nouveaux blocs disponibles sur les logiciels déjà existants afin de mieux connecter les utilisateurs et les contenus autour d'un même projet. Ces nouveautés vont passer par des Smart Chips (ou Puces Intelligentes), accessibles par le simple ajout d'une "@".
À l'heure actuelle, une "@" permet d'insérer facilement le nom d'une personne à un document. Lorsque cette fonctionnalité sera déployée, une "@" permettra également d'ajouter un fichier (Google Docs, Sheets, Slide...), ou un meeting associé via Google Agenda. Ces Smart Chips vont d'abord arriver dans Google Docs, puis seront rajoutées à Google Sheets par la suite.
D'autres éléments sont également attendus dans cette mise à jour, à commencer par des listes de tâches (To Do Lists), directement liées à Google Tasks, ainsi que des modèles de tableaux. Google donne l'exemple d'un tableau permettant à chaque collaborateur de voter pour un sujet en particulier. Des interactions sous forme d'émoji seront également rajoutées « dans les prochains mois ».
L'intelligence artificielle va également jouer un rôle plus important dans la rédaction de documents avec une assistance d'écriture plus importante. Outre les propositions de phrases, déjà existantes, Google Docs intègrera également des propositions de formules de remplacement, pour des textes plus inclusifs par exemple.
Une adaptation à tous les écrans
À cela s'ajoute une nouvelle gestion responsive des pages Google Docs. Les pages de travail vont désormais pouvoir s'adapter correctement à tous les types d'affichage en redimensionnant convenablement tous les éléments d'un document, comme les tableaux ou les images par exemple. De quoi améliorer notamment l'utilisation sur un smartphone ou un appareil avec un écran plus petit qu'un traditionnel moniteur d'ordinateur.
Google assure tout de même que ceux qui souhaitent convertir leurs fichiers en PDF ou les imprimer pourront toujours revenir à un affichage paginé.
De nouvelles vues sur Google Sheets
Google Sheets a également droit à ses nouveautés. L'idée est de mieux interagir et visualiser les données d'un tableau avec différentes vues, à l'instar de ce que propose Notion. Parmi les vues présentées, on peut évidemment citer la timeline, pour une meilleure vision d'ensemble des tâches à accomplir.
Cette vue se veut la plus flexible possible avec une organisation des données par propriétaire, par catégorie ou par n'importe quel attribut du tableau d'origine. De quoi présenter un bien meilleur support de travail.
Pour faciliter l'usage des feuilles de calculs, des propositions de corrections seront également de la partie. En cas de données invalides, Sheets proposera automatiquement des formules corrigées pour vos cellules.
Une meilleure intégration de Google Meet et Gmail
À tout cela, il faut rajouter une meilleure intégration de Google Meet au sein des documents. Dès aujourd'hui, vous pourrez trouver un bouton dans vos documents permettant de facilement présenter des Docs, Sheets ou Slides avec les membres de votre équipe.
Pour faciliter les échanges à travers le globe, Google compte également mettre à profit son expertise dans l'intelligence artificielle pour proposer à la volée des sous-titres traduits en direct lors des réunions sur Google Meet. Dès cette année, les participants en anglais pourront être sous-titrés en espagnol, en portugais, en français et en allemand. D'autres langues seront ajoutées avec le temps.
Comme les projets commencent souvent par un échange de mail, les fichiers Docs ou Sheets, mais aussi Slides pourront également être modifiés directement depuis l'interface du client mail web.
Enfin, les outils tiers n'ont pas été oubliés non plus. De nouvelles API vont permettre d'importer de nouvelles informations et des actions provenant d'autres logiciels au sein des smart chips de Smart Canvas. Google ne précise pas en revanche quels développeurs travaillent déjà sur le sujet.
D'ici la fin d'année
Toutes ces évolutions arriveront progressivement au sein de l'écosystème de Google. Si certains éléments sont disponibles dès aujourd'hui, d'autres seront rajoutés au compte-goutte d'ici la fin de l'année. De quoi améliorer votre productivité et peut-être permettre à Google de devenir plus compétitif face à ses nouveaux concurrents.