Microsoft Teams : “Together Mode”, la nouvelle fonction pour des réunions plus fun et moins stressantes

 

Fort du succès de son service de travail collaboratif et de visioconférence depuis le début du confinement, mais constatant aussi l'usure mentale provoquée par le télétravail, Microsoft dote Microsoft Teams de nouveaux outils pour rendre la conversation moins stressante et plus productive. Emoji, vue dynamique et surtout un mode "Together" pour des réunions qui renouent le lien de proximité.

Together Mode dans Microsoft Teams

Together Mode, la nouvelle fonction de Microsoft Teams pour renouer les liens entre collègues // Source : Microsoft

Face à des réunions vidéo qui se sont multipliées ces derniers mois, des plages horaires de travail qui se sont étendues dans la journée, notre rapport au monde professionnel a évolué et pas forcément de manière positive pour notre bien-être. C’est la conclusion à laquelle sont arrivées les équipes de Microsoft.

Selon le second Work Trend Index, le télétravail a rendu les travailleurs plus empathiques les uns envers les autres à force de s’immiscer quelque part dans leur vie privée (62 %). Mais ils ont près de 60 % à se sentir moins connectés à leurs collègues depuis que le télétravail s’est généralisé, même à sentir du stress à la perspective de se retrouver en visioconférence. Des réunions devenues plus nombreuses, mais pas toujours plus efficaces, note Jared Spataro, VP Corporate de Microsoft 365 et MS Teams : « Beaucoup de personnes ont pris l’habitude d’activer leur caméra en réunion à présent. Mais une étude a démontré  que cela provoquait plus de fatigue que d’échanger dans la vraie vie. À nous de proposer des solutions pour rester concentrés et gagner du temps ! »

Des conversations plus fun

Partant de ces résultats, Microsoft Teams va lancer de nouvelles fonctionnalités à son service qui a pris un véritable envol avec le confinement. Pour retisser les liens tout en se souciant d’une conversation plus conviviale et participative, des petits ajouts vont venir agrémenter les réunions (filtres vidéo, ajout de réactions à attribuer à vos acolytes, chat plus interactif avec des bulles qui apparaissent dans les fenêtres, etc.). Si vous voulez prendre la parole, la fonction Lever la main, semblable à celle de zoom, arrive. Votre fenêtre sera alors cerclée de jaune avec l’émoticône en forme de main en surimpression dans un coin. Celle de la personne qui parle hérite d’un cadre violet pour être plus visible.

Les réactions arrivent dans Microsoft Teams

Les réactions arrivent dans Microsoft Teams

Le tableau blanc Whiteboard devient, lui aussi, plus interactif avec des post-its, des notes, du glisser-déposer possible pour des photos ou des documents… Comme dans la vraie vie ! À noter aussi que la retranscription automatique (sous-titrage de la réunion) s’enrichira bientôt du nom de l’intervenant en direct.

Jusqu’à 49 personnes en même temps à l’écran et 20 000 de l’autre côté

Une nouvelle vue plus dynamique fait son apparition pour prioriser la personne qui parle plutôt que les participants à l’audio seul. Ils viendront prendre position verticalement sur le côté pour laisser l’écran scindé entre tous les intervenants vidéo. Il sera également possible d’afficher jusqu’à 49 participants simultanément, d’en convier 1 000 à intervenir et jusqu’à 20 000 personnes pourront faire office de spectateurs. Il sera prochainement possible de créer également des salles à part pour des réunions de groupe en petit comité.

Microsoft Teams jusqu'à 49 participants affichés

Microsoft Teams jusqu’à 49 participants affichés

Et pour s’y retrouver à l’issue de la réunion, il sera possible de récupérer la retranscription intégrale sous forme de document à partager. Pour s’assurer que ses collaborateurs vont bien, un manager a aussi la possibilité à tout moment d’injecter une sorte de sondage dans la partie conversation. Cette extension baptisée « Reflect Messenging » se présente sous la forme d’une question posée dont les réponses peuvent être anonymisées (à venir plus tard dans l’année).

Together Mode : ensemble, c’est mieux !

Une façon de rendre les réunions plus participatives et dynamiques. Mais le principal changement est dans le lancement de la fonction Together Mode (mode Ensemble). Elle doit changer les rapports lors des réunions. Plutôt que de n’être que des vidéos dans des cases côte à côte, vous allez retrouver virtuellement vos amis ou vos collègues dans un amphithéâtre, une salle de conférence, une salle de classe ou encore un café. Comme une impression d’être réellement assis les uns à côté des autres. 

L’IA parvient à parfaitement détourer les individus, quel que soit leur webcam, quel que soit leur environnement, pour les intégrer le plus naturellement du monde dans le nouveau décor. Il est alors plus facile de voir qui réagit, qui fronce les sourcils ou lève la main. Vous pourrez même faire un “high Five” virtuel avec votre voisin. Votre tête sera même automatiquement « tournée » vers la personne qui prend la parole pour que tout cela ait l’air plus réel.

Together Mode dans Microsoft Teams

Together Mode dans Microsoft Teams // Source : Microsoft

« Cela dédramatise le meeting vidéo », explique Jaron Lanier, chercheur en informatique qui participe aux recherches scientifiques chez Microsoft. Ce pionnier de la réalité virtuelle reconnaît que, sans la pandémie, cette fonctionnalité n’aurait sans doute jamais vu le jour. Mais elle répond aussi à un besoin des utilisateurs. « Le mode Together a été créé pour déstresser votre cerveau. Il n’est plus perturbé par les mouvements en arrière-plan, les lumières ou autres de l’environnement de votre interlocuteur”, souligne-t-il. “Le stress causé par les réunions vidéo est diminué, car, avec un effet miroir appliqué, vous avez la sensation d’être à nouveau tous ensemble ». Et d’ajouter : « On a noté que les gens étaient plus détendus, plus attentifs les uns aux autres et plus tolérants aussi. » Selon lui, cela tend à rendre les réunions plus efficaces et moins fatigantes psychologiquement.

Inciter à la prise de parole sans stress

Courant août, vous pourrez profiter de l’option depuis Teams. Car ce n’est pas un nouveau mode par défaut, mais bien une option d’appel vidéo à activer dans les menus. Les équipes de Microsoft Teams réfléchissent à des améliorations du design des environnements pour l’adapter à toutes les situations. Car, basé sur l’échange, le mode ne convient, par exemple, pas à des présentations avec visualisation de documents (partage d’écran impossible) ou n’a pas une configuration visuelle pour une classe, le professeur se retrouvant au même niveau que les élèves. 

En revanche, pour un échange avec des amis ou collègues, des sessions de brainstorming, ce sera parfaitement adapté. Toute situation qui nécessite une prise de parole multiple et doit disposer d’un cadre engageant. “Il nous a semblé que c’était le contexte parfait pour inciter à la prise de parole sans stress”, souligne Jaron Lanier qui a constaté également “une attention accrue des participants qui sont plus attentifs à laisser les autres intervenir dans de bonnes conditions”. Et en pouvant accueillir, lui aussi, jusqu’à 49 participants, il va en falloir de l’attention…

Microsoft Teams

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